Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens? 1.1 Wasservice Egmond B.V., handelend onder de naam Holidayservice Egmond, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij voor haar eigen dienstverlening verwerkt. In dit privacybeleid noemen wij de onderneming verder “Holidayservice Egmond”, “wij” of “ons”. 1.2 Holidayservice Egmond bemiddelt bij en beheert vakantiewoningen namens eigenaren. Afhankelijk van de reservering kan ook de eigenaar van een vakantiewoning zelfstandig verantwoordelijk zijn voor bepaalde verwerkingen, bijvoorbeeld voor uitvoering van de huurovereenkomst, wettelijke gastenregistratie of behandeling van schade. Wij verstrekken de gast waar nodig informatie over de betreffende eigenaar. 1.3 Heeft u vragen over privacy of wilt u een privacyrecht uitoefenen? Neem dan contact op via info@holidayservice-egmond.nl of per post via Ambachtsweg 5, 1934 CR Egmond aan den Hoef. 2. Op wie en waarop is dit privacybeleid van toepassing? 2.1 Dit privacybeleid geldt voor bezoekers van onze website, gasten en hoofdboekers, potentiële gasten, eigenaren en potentiële eigenaren, contactpersonen van zakelijke relaties en andere personen die contact met ons opnemen of gebruikmaken van onze diensten. 2.2 Dit privacybeleid heeft betrekking op gegevens die wij ontvangen via onze website, Recranet, boekingsplatforms, e-mail, telefoon, sociale media, formulieren, betalingsverkeer en rechtstreeks van gasten, eigenaren of samenwerkingspartners. 2.3 Websites en platforms van derden hebben een eigen privacybeleid. Wanneer u bijvoorbeeld via Booking.com, Airbnb, Vrbo of een andere externe partij boekt, verwerkt die partij uw gegevens tevens voor eigen doeleinden en onder haar eigen voorwaarden. 3. Welke persoonsgegevens verwerken wij? 3.1 Identiteits- en contactgegevens: voor- en achternaam, adres, woonplaats, land, telefoonnummer, e-mailadres, taal en, voor zover noodzakelijk, geboortedatum en nationaliteit. 3.2 Reserverings- en verblijfsgegevens: reserveringsnummer, gekozen vakantiewoning, aankomst- en vertrekdatum, samenstelling en aantal personen van het reisgezelschap, leeftijden of geboortedata voor zover noodzakelijk, bijzondere verzoeken, huisdieren, aankomstinformatie, communicatie en gegevens over eerdere verblijven. 3.3 Financiële gegevens: betaalstatus, factuurgegevens, betaalmethode, betalingskenmerk, terugbetalingsgegevens, borg, openstaande bedragen en gegevens die nodig zijn voor financiële administratie. Wij ontvangen in beginsel geen volledige betaalkaartgegevens wanneer de betaling door een betaalprovider wordt verwerkt. 3.4 Gegevens voor uitvoering en veiligheid: kenteken voor parkeren indien nodig, sleutel- en toegangsregistratie, meldingen over schade, klachten, vermiste of achtergelaten Versie juli 2026 | pagina 2 HOLIDAYSERVICE EGMOND | PRIVACYBELEID zaken, incidenten, huisregels en relevante correspondentie of bewijsstukken, waaronder door u verstrekte foto’s of video’s. 3.5 Gegevens van eigenaren en zakelijke relaties: naam, contactgegevens, woning- en contractinformatie, bank- en factuurgegevens, beschikbaarheid, omzet- en reserveringsinformatie en correspondentie over beheer, verhuur, schoonmaak, linnendienst en onderhoud. 3.6 Website- en apparaatgegevens: IP-adres, browsertype, apparaattype, taal, bezochte pagina’s, klik- en zoekgedrag, verwijzende pagina, sessiegegevens, cookievoorkeuren en technische loggegevens. 3.7 Wij vragen niet standaard om een kopie van een identiteitsbewijs, BSN, medische gegevens of andere bijzondere persoonsgegevens. Verstrek deze gegevens niet tenzij dit noodzakelijk is en wij u daar uitdrukkelijk om vragen. Maakt u zelf bijzondere informatie bekend, dan verwerken wij die uitsluitend voor zover noodzakelijk om uw verzoek of verblijf goed en veilig af te handelen. 4. Voor welke doelen en op welke grondslagen verwerken wij gegevens? 4.1 Reservering en verblijf - voor het behandelen van aanvragen, opstellen en uitvoeren van reserverings- en huurovereenkomsten, betalingen, check-in en check-out, gastenservice, schoonmaak, linnen, onderhoud en communicatie. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en stappen voorafgaand aan de overeenkomst. 4.2 Bemiddeling en beheer voor eigenaren - voor presentatie en verhuur van vakantiewoningen, beheer van beschikbaarheid, reserveringen, financiële afrekening, rapportage, gastcommunicatie en operationele dienstverlening. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang bij een doelmatige bedrijfsvoering. 4.3 Wettelijke verplichtingen - voor financiële en fiscale administratie, toeristenbelasting, wettelijk vereiste gastenregistratie, fraudepreventie en beantwoording van bevoegde autoriteiten. Grondslag: wettelijke verplichting. 4.4 Service, klachten en veiligheid - voor beantwoording van vragen, oplossen van problemen, schadeafhandeling, handhaving van huisregels, bescherming van gasten, eigenaren, medewerkers en eigendommen en vaststelling of verdediging van rechtsvorderingen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigde belangen bij veiligheid, schadebeperking en rechtsbescherming. 4.5 Website en analyse - voor werking en beveiliging van de website, onthouden van voorkeuren, meten van gebruik en verbeteren van website en aanbod. Grondslag: gerechtvaardigd belang voor strikt noodzakelijke en privacyvriendelijke verwerking; toestemming wanneer de wet die vereist, zoals voor niet-noodzakelijke analytische of trackingcookies. 4.6 Marketing - voor het verzenden van nieuws, aanbiedingen of relevante informatie wanneer u zich daarvoor heeft aangemeld of wanneer dit binnen de wettelijke mogelijkheden aan bestaande klanten wordt verzonden. Grondslag: toestemming of gerechtvaardigd belang, met steeds een eenvoudige afmeldmogelijkheid. Versie juli 2026 | pagina 3 HOLIDAYSERVICE EGMOND | PRIVACYBELEID 4.7 Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor uitsluitend geautomatiseerde besluiten die voor u rechtsgevolgen hebben of u anderszins aanzienlijk treffen. Prijzen of beschikbaarheid kunnen wel automatisch door reserveringssoftware worden weergegeven, maar belangrijke beslissingen worden waar nodig door een medewerker beoordeeld. 5. Van wie ontvangen wij persoonsgegevens? 5.1 Wij ontvangen gegevens rechtstreeks van u, van de hoofdboeker namens medegasten, van de eigenaar van de vakantiewoning en van partijen die bij reservering of dienstverlening zijn betrokken. 5.2 Wanneer de hoofdboeker gegevens van medegasten aan ons verstrekt, moet hij of zij hen hierover informeren en alleen gegevens verstrekken die noodzakelijk zijn voor de reservering en het verblijf. 5.3 Wij kunnen reserveringsgegevens ontvangen van Recranet en externe boekingsplatforms, waaronder Booking.com, Airbnb, Vrbo, Micazu, HomeToGo en vergelijkbare partijen, afhankelijk van het kanaal waarlangs de reservering is gemaakt. 6. Met wie delen wij persoonsgegevens? 6.1 Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij delen gegevens uitsluitend wanneer dit nodig is voor de genoemde doelen, wanneer de wet dit verplicht of wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven. 6.2 Gegevens kunnen worden gedeeld met: de eigenaar van de geboekte vakantiewoning; Recranet en andere reserveringssoftware; boekingsplatforms; betaalproviders, banken en accountants; schoonmaak-, wasserij-, onderhouds-, sleutel- en servicedienstverleners; hosting-, e-mail-, IT- en beveiligingsleveranciers; marketing- en analysetools; verzekeraars en juridisch adviseurs; gemeenten, Belastingdienst, politie en andere bevoegde instanties. 6.3 Met dienstverleners die uitsluitend in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, sluiten wij waar vereist een verwerkersovereenkomst. Zij mogen de gegevens alleen volgens onze instructies verwerken en moeten passende beveiligingsmaatregelen treffen. 6.4 Bij een bedrijfsoverdracht, fusie of herstructurering kunnen persoonsgegevens worden overgedragen aan betrokken adviseurs en de opvolgende organisatie, met passende waarborgen voor vertrouwelijkheid en continuïteit. 7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte 7.1 Sommige technologie-, reserverings-, boekings- of marketingleveranciers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval zorgen wij, voor zover wij daarvoor verantwoordelijk zijn, voor een geldige doorgiftegrondslag, zoals een adequaatheidsbesluit, goedgekeurde standaardcontractbepalingen en aanvullende beveiligingsmaatregelen. Versie juli 2026 | pagina 4 HOLIDAYSERVICE EGMOND | PRIVACYBELEID 7.2 Wanneer u zelf via een internationaal boekingsplatform boekt, kan dat platform gegevens onder zijn eigen verantwoordelijkheid internationaal verwerken. Raadpleeg daarvoor het privacybeleid van het betreffende platform. 8. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens? 8.1 Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een gerechtvaardigde noodzaak tot langere bewaring bestaat. 8.2 Wij hanteren in beginsel de volgende termijnen: (a) reserverings- en gastgegevens: tot twee jaar na vertrek voor service, terugkerende boekingen en operationele administratie; (b) fiscale en financiële administratie, waaronder facturen en betalingen: zeven jaar; (c) aanvragen zonder boeking en algemene correspondentie: maximaal één jaar na het laatste inhoudelijke contact; (d) klachten, schade- en incidentdossiers: in beginsel maximaal vijf jaar na afronding, of langer zolang een procedure of vordering loopt; (e) eigenaar- en contractgegevens: gedurende de overeenkomst en daarna zolang nodig voor wettelijke verplichtingen en mogelijke vorderingen; (f) nieuwsbriefgegevens: totdat u zich afmeldt of de toestemming wordt ingetrokken; en (g) technische beveiligingslogboeken: in beginsel maximaal zes maanden, tenzij een incident nader onderzoek vereist. 8.3 Gegevens kunnen eerder worden verwijderd wanneer zij niet meer nodig zijn. Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is voor een wettelijke verplichting, controle, geschil, fraudeonderzoek of rechtsvordering. 9. Cookies en vergelijkbare technieken 9.1 Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Strikt noodzakelijke cookies zorgen voor basisfuncties, beveiliging, taal- en cookievoorkeuren en werking van zoek- en boekingsonderdelen. Voor strikt noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist. 9.2 De website gebruikt Recranet-elementen voor zoeken, beschikbaarheid, reviews, reserveringen en “Mijn boeking”. Bij gebruik daarvan kunnen Recranet en betrokken technische dienstverleners noodzakelijke gegevens en cookies verwerken om de gevraagde functie uit te voeren. 9.3 Wij gebruiken Google Tag Manager om websitetags te beheren en, na uw keuze in de cookiebanner voor zover vereist, Google Analytics om statistieken over websitegebruik te verzamelen. Google Analytics kan onder andere de cookies _ga (maximaal 399 dagen), _gat (ongeveer één dag) en _gid (ongeveer één dag) plaatsen. Hiermee worden unieke of technische gegevens gebruikt om rapportages over websitegebruik samen te stellen en verzoeken te reguleren. 9.4 Niet-noodzakelijke analytische of marketingcookies worden alleen geplaatst nadat u daarvoor via de cookiebanner toestemming heeft gegeven. Weigeren moet even eenvoudig zijn als accepteren. U kunt uw voorkeuren later wijzigen of uw toestemming intrekken via de cookie-instellingen op de website. Intrekken heeft geen terugwerkende kracht. Versie juli 2026 | pagina 5 HOLIDAYSERVICE EGMOND | PRIVACYBELEID 9.5 U kunt cookies ook verwijderen of blokkeren via uw browser. Hierdoor kunnen bepaalde onderdelen van de website, de zoekfunctie of het reserveringsproces minder goed werken. De actuele cookiebanner geeft de meest specifieke informatie over actieve cookies, aanbieders en bewaartermijnen. 10. Sociale media en externe links 10.1 Onze website kan links bevatten naar Facebook, Instagram, routeplanners, betaalpagina’s, boekingsplatforms en andere externe websites. Een gewone link deelt in beginsel pas gegevens met die partij wanneer u erop klikt. Op de externe website geldt het privacybeleid van die partij. 10.2 Wanneer u ons via sociale media benadert, verwerken wij uw profielnaam, bericht en andere door u gedeelde informatie om te reageren. Het sociale-mediaplatform verwerkt daarnaast gegevens voor eigen doeleinden. 11. Kinderen 11.1 Onze website en diensten zijn niet bedoeld om zonder betrokkenheid van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger zelfstandig persoonsgegevens te verzamelen van kinderen jonger dan zestien jaar. Gegevens van kinderen in een reisgezelschap worden uitsluitend verwerkt voor zover noodzakelijk voor de reservering, prijs, toeristenregistratie, veiligheid of wettelijke verplichtingen. 11.2 Denkt u dat wij zonder geldige reden persoonsgegevens van een kind hebben ontvangen? Neem dan contact op via info@holidayservice-egmond.nl. Wij onderzoeken het verzoek en verwijderen de gegevens waar dat passend en wettelijk mogelijk is. 12. Beveiliging van persoonsgegevens 12.1 Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. Daarbij houden wij rekening met de aard van de gegevens, de stand van de techniek, kosten en risico’s. 12.2 Maatregelen omvatten waar passend toegangsbeveiliging, persoonlijke gebruikersaccounts, sterke wachtwoorden, beperkte autorisaties, beveiligde verbindingen, updates, back-ups, logging, afspraken met dienstverleners, bewustwording van medewerkers en procedures voor privacy- en beveiligingsincidenten. 12.3 Heeft u aanwijzingen voor misbruik, verlies of onbevoegde toegang? Meld dit dan zo snel mogelijk via info@holidayservice-egmond.nl. Wij onderzoeken de melding en doen zo nodig een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokken personen. 13. Uw privacyrechten 13.1 U heeft, afhankelijk van de situatie, recht op informatie, inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, overdraagbaarheid van door u verstrekte Versie juli 2026 | pagina 6 HOLIDAYSERVICE EGMOND | PRIVACYBELEID gegevens en bezwaar tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang. U kunt een gegeven toestemming altijd intrekken. 13.2 Stuur uw verzoek naar info@holidayservice-egmond.nl en vermeld duidelijk welk recht u wilt uitoefenen. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek of meerdere gelijktijdige verzoeken mag deze termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd; wij informeren u dan tijdig. 13.3 Om te voorkomen dat gegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, mogen wij aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen. Stuur niet ongevraagd een volledige kopie van uw identiteitsbewijs. Indien een kopie noodzakelijk is, maak dan pasfoto, BSN, documentnummer en machineleesbare strook onleesbaar, tenzij een specifiek onderdeel noodzakelijk is voor verificatie. 13.4 Een privacyrecht is niet absoluut. Wij kunnen een verzoek geheel of gedeeltelijk weigeren wanneer de wet dat toestaat, bijvoorbeeld vanwege wettelijke bewaarplichten, rechten van anderen, fraudepreventie of een lopende rechtsvordering. Wij leggen een weigering uit. 14. Klachten en toezicht 14.1 Heeft u een klacht over onze verwerking van persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op via info@holidayservice-egmond.nl, zodat wij de klacht kunnen onderzoeken en proberen op te lossen. 14.2 U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Woont u in een ander EU- of EER-land, dan kunt u ook contact opnemen met de toezichthouder in uw woonland. 15. Wijzigingen van dit privacybeleid 15.1 Wij mogen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze diensten, website, leveranciers of wetgeving veranderen. De nieuwste versie staat op www.holidayservice-egmond.nl. Bovenaan staat wanneer het beleid voor het laatst is bijgewerkt. 15.2 Bij een wezenlijke wijziging informeren wij betrokkenen op een passende manier, bijvoorbeeld via de website, per e-mail of tijdens het boekingsproces. Een wijziging tast eerder rechtsgeldig verleende rechten niet met terugwerkende kracht aan. 16. Contactgegevens Wasservice Egmond B.V., handelend onder de naam Holidayservice Egmond Ambachtsweg 5 1934 CR Egmond aan den Hoef Nederland Website: www.holidayservice-egmond.nl E-mail: info@holidayservice-egmond.nl Telefoon: +31 6 43 55 76 79 KvK: 99439948